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Fr, 11:06 Uhr
08.10.2021

Über Outlook Räume buchen

Die Firma Add-On hat ein Raumbuchungssystem entwickelt, das sich gut in die Software Outlook von Microsoft (E-Mails und Verwaltung von Terminen und Kontakten) integrieren lässt. Mit dieser Software kann man schnell und einfach Besprechungsräume lokalisieren und buchen. Auch die Verwaltung von Räumen, die sich an mehreren Standorten befinden, ist möglich.

ZImmer buchen (Symbolbild) (Foto: www.add-on.com) ZImmer buchen (Symbolbild) (Foto: www.add-on.com)
Vereinfachte Organisation
Dieses Buchungssystem verspricht den Anwendern, dass sie weniger Zeit und Mühe aufwenden müssen, um Besprechungen zu organisieren. Außerdem soll es einfacher werden, verfügbare Räume zu finden. Stornierungen einen Tag vor einem Termin sollen nicht mehr die effiziente Nutzung der Besprechungsräume gefährden und außerdem soll man schnell erkennen können, welche Räume zu stark ausgelastet sind.


Das Raumbuchungssystem Resource Central ist eine clevere Software, mit der man Besprechungen spürbar effizienter organisieren und verwalten kann. Die Anwender können die Software entweder auf ihren eigenen Servern betreiben oder sie von Add-On Products als vollwertige SaaS-Lösung zur Verfügung gestellt bekommen.

Effizientes Besuchermanagement
Resource Central eignet sich außerdem dazu, Besucher schon vor ihrem Besuch zu registrieren. Die Mitarbeiter an der Rezeption können Besucher einfach einchecken und individuelle Ausweise für sie drucken. Durch Barcode-Scans behält man einen guten Überblick über die Teilnehmer.

Eine selbstständige Registrierung von Besuchern ist ebenfalls möglich. Beim Einchecken sendet das System dann eine E-Mail oder SMS an den Organisator der Besprechung.

Flexible Buchungsprozesse und Bestellformulare
Mit Resource Central lässt sich der Buchungsprozess optimieren. Man kann Sammelkategorien für Zusatzleistungen erstellen und im Bestellformular nach Kategorien genau eintragen, welche Leistungen gebucht werden können.

Die Bestellformulare sind flexibel aufgebaut. Man kann sie genau auf die Bedürfnisse des Organisators zuschneiden. Jedes Bestellformular kann andere Leistungen enthalten und diese lassen sich nach Kategorie, Gebäude und Standort gruppieren. Mit Resource Central lässt sich alles buchen, was ein Unternehmen veranstalten und verwalten kann. Das reicht vom Parkplatz bis zu einer größeren Konferenz.

Mit der Etagenübersicht-Funktion von Resource Central bekommt man eine interaktive Übersicht über die verfügbaren Räume. Die Raumbuchung wird einfach wie nie zuvor. Man kann schnell zu einem Standort navigieren und aus den grün markierten Ressourcen mit einem Klick einen Raum auswählen. Etagenübersichten liefern eine grafische Darstellung der Räume, sodass deren Größe und Kapazität sofort sichtbar werden.

Nahtlose Integration in andere Lösungen von Microsoft
Die Software Resource Central wurde speziell für Microsoft Outlook, Teams, Exchange und Microsoft 365 entwickelt. Sie basiert auf den Standards von Microsoft und lässt sich nahtlos in eine bestehende Microsoft-Messaging-Plattform integrieren.

Bei der Einführung dieser Software brauchen keine Benutzer- oder Buchungsdaten aus einer bestehenden Microsoft-Plattform migriert zu werden. Man braucht sich auch keine Sorgen zu machen, ob ein fremdes System jederzeit verfügbar ist. Microsoft Exchange oder Microsoft 365 dient als primäre Datenbank. So erreicht man ein sehr gutes und sicheres Verfahren, um zu gewährleisten, dass Räume und Ressourcen dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Dieses System ist sehr präzise und funktioniert in Echtzeit.

Das Raumbuchungssystem lässt sich entweder auf den Servern der Kunden oder in der Cloud von Add-On Products als SaaS-Lösung installieren. Damit entsteht eine skalierbare Plattform, die von den Mitarbeitern von Add-On Products installiert und verwaltet wird.
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